Magazín

Píšeme o tom, co má v HR smysl číst.

Nábor

Návod: jak na skutečně funkční job description

Návod: jak na skutečně funkční job description

Job description je v mnoha firmách jen list papíru, který má HR oddělení založený v šuplíku. Ve skutečnosti je to ale zlatý důl personalistů, který vám pomůže s řešením sporů na pracovišti, psaním inzerátů i samotným náborem – tedy pokud mu věnujete správnou péči. Čtěte, jak napsat skutečně funkční popis pracovní pozice.

5 min čtení
5. března
Návod: jak na skutečně funkční job description

5. 3. 2019

Job description – kouzelný dokument každé firmy

Většina zaměstnanců se s ním setká při podpisu smlouvy a pak na něj rychle zapomene. To však neplatí pro personality, kteří by měli na job description myslet stále. Pomůže jim totiž hned na několika frontách. A co se za těmito dvěma slůvky ukrývá?

Job description označuje popis pracovní pozice. Je to přehled povinností, odpovědností, pravomocí i dalších charakteristik každého pracovního místa. Díky němu pracovník ví, jaké je jeho poslání v organizaci, co je náplní jeho práce, jaké má kompetence a také kdo má hlavní slovo.

Pomáhá a slouží

Tedy pokud je kvalitní. Kdo z nás se někdy ve firmě nedostal do zacykleného kolečka – danou práci dělají všichni a přitom nikdo, podřízený si myslí, že zodpovídá za určitou agendu, ale manažer má docela jinou představu. A spory a dohady na pracovišti mají pré.

Je potřeba jasně stanovit, kde končí povinnosti jednoho a kde začínají druhého. Jen tak se vyhnete třenicím, kdo za co může a čí je to zodpovědnost. A právě to je úkolem job description.

Když si dáte na jeho přípravě opravdu záležet, pomůže vám zejména:

  • s hodnocením zaměstnance a jeho případným kariérním rozvojem a růstem,
  • při psaní inzerátu a přijímání nových zaměstnanců,
  • při stanovování systému odměn a motivačních nástrojů, vzdělávání i rozvoji zaměstnanců.

Jak na to?

Univerzální návod, jak má vypadat job description, neexistuje. Každá firma je jiná a má odlišné potřeby – zohledněte to i při psaní popisu pracovní pozice a ušijte ho na míru vaší společnosti.

Ne nadarmo se job description překládá jako popis pracovní pozice – schopnosti konkrétního člověka dejte stranou. Podstatné je dané místo, které má pracovník zastávat. Máte-li ve své firmě například 10 pokladních, popis pozice musí odpovídat každé z nich, bez ohledu na individuální dovednosti a talenty jednotlivců.

Praktickým pomocníkem při psaní mohou být vzory, které najdete na internetu (využívaná je například Národní soustava povolání od Ministerstva vnitra a sociálních věcí ČR). Berte je ale s rezervou – spíš jako vodítko pro začátek než pevně daný mustr.

Vždy dokument uzpůsobte konkrétním potřebám společnosti. Je-li pro váš byznys důležité zahrnout do job description účel pozice nebo potřebné dovednosti (tzv. hard i soft skills), udělejte to. Jde o to, aby vám dobře sloužil.

Zapojte zaměstnance, manažera i HR

Ať už tvoříte job description pro nově vzniklou pozici, nebo upravujete už existující popisy pozic, vždy do práce zahrňte nadřízeného, daného pracovníka i personalistu:

  1. Základ je na samotném zaměstnanci – zmapuje, co dělá, jaká je jeho náplň práce a za co zodpovídá.
  2. Sepsané činnosti pak pracovník zkonzultuje s manažerem. Tím se vyjasní i jejich vzájemné vztahy a povinnosti.
  3. Nakonec dokument kontroluje HRista, který se na něj musí podívat z nadhledu. Ověří, zda v něm nějaké činnosti nechybí, a vytvoří finální verzi ve stejném stylu a formě jako ostatní popisy pracovních pozic ve firmě.

Proces si přizpůsobte – klidně můžete začít u manažera, který činnosti pro danou pozici zmapuje, a za pracovníkem jít až ve druhém kroku.

Vždy ale zapojte všechny tři složky – díky tomu zjistíte, zda se všechny strany shodly, v čem byl dřív zádrhel a co je důležité při hledání dalšího člověka na danou pozici. Navíc máte mnohem lepší přehled o návaznostech různých pozic a můžete předcházet nedorozuměním v budoucnu.

Dejte všechno dohromady

Máte-li sesbírané informace, sepište je. Při psaní si představte klasickou pyramidu – začněte od činností, které jsou pro danou pozici nejdůležitější a nejčastěji vykonávané. Drobnosti uveďte na konec a činnosti, které nejsou nezbytné (například že zaměstnanec jednou za čas vytiskne nějaký dokument) vynechejte úplně.

Job description by měl být stručný. Konkrétní kroky a úkony si nechte až do pracovních instrukcí – ty slouží jako kuchařka postupů a manuál, podle kterého jsou schopni práci vykonat i ostatní zaměstnanci, třeba jako záskok.

Aktualizujte, kontrolujte, opravujte

Jestliže dnes sepíšete job description pro určitou pozici, neznamená to, že bude za 10 let pořád stejný. Je to živý dokument, který se proměňuje – stejně jako životopis. Vždy jednou za čas proto job description zkontrolujte a ověřte si u manažera, že skutečně odpovídá náplni dané práce.

Ideální časový interval pro aktualizaci neexistuje – řiďte se pocitem. Zajetá firma, která najme maximálně jednoho člověka za rok, výrazné změny job description nepotřebuje. Pokud ale rostete, najímáte desítky nových zaměstnanců ročně nebo vnímáte nedorozumění a spory na pracovišti, nastavte procesy znovu a opět všechny kompetence a zodpovědnosti pojmenujte.

NÁŠ TIP: Revidujete-li stávající job description, nezapomeňte v dokumentu nechat původní verzi a novou nadepsat například jako revizi číslo 2. Budete mít přehled a můžete sledovat, jak se pozice časem proměňovala.